Goed implementeren kan iedereen leren

De Jong opent de sessie met de vraag wie van de aanwezigen al betrokken is geweest bij een implementatieproject. Via de interactieve tool Mentimeter kunnen de deelnemers hun ervaringen delen. Al snel blijkt dat een groot deel van de aanwezigen al ervaring heeft met implementatie, wat zorgt voor een vruchtbare basis voor de rest van de workshop. Wanneer gevraagd naar de associaties bij het woord “implementatie,” worden termen genoemd zoals “actie,” “verandering,” “overtuigen,” “toepassen” en “delen”.
 

Missie van GOUD 

De Jong legt uit dat GOUD staat voor Gezond Ouder worden met een verstandelijke beperking. De missie van de Academische Werkplaats GOUD is om wetenschappelijke kennis te verspreiden, de specifieke deskundigheid van medewerkers te vergroten en een stevige academische infrastructuur op te bouwen. Implementatie speelt hierbij een cruciale rol: kennis uit onderzoek heeft pas echt impact wanneer deze succesvol in de praktijk wordt ingezet.
 

Op alle locaties wordt het beweegprogramma nog steeds gebruikt

Het beweegprogramma 

Een voorbeeld van succesvolle implementatie binnen GOUD is de implementatie van het beweegprogramma voor ouderen en mensen met een verstandelijke beperking. De Jong vertelt dat deze doelgroep vaak een inactieve levenshouding heeft, en dat dit programma is ontwikkeld om hen meer in beweging te krijgen. Het stappenplan dat in de workshop wordt gepresenteerd, is gebruikt bij de implementatie van dit programma. “Op alle locaties waar we het programma volgens het stappenplan hebben geïmplementeerd, wordt het nog steeds gebruikt,” benadrukt De Jong, waarmee ze het succes van de aanpak onderstreept.
 

Het stappenplan

De Jong licht vervolgens het implementatiemodel van Wensing en Grol toe, dat als leidraad diende voor de stappen in het implementatieproces dat we vandaag gaan gebruiken:

• Stap 1. Vernieuwing voorbereiden: Hier draait het om het in kaart brengen van wie het product gaat gebruiken en wie de eindgebruiker is. De rollen van alle betrokkenen worden duidelijk gedefinieerd.

• Stap 2. Doelen en evaluatie bepalen: Het is belangrijk om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie en het doel dat bereikt moet worden. Hierbij is het essentieel om al na te denken over hoe de implementatie gemonitord zal worden.

• Stap 3. Doelgroep en omgeving analyseren: Om de implementatie succesvol te laten verlopen, moet de hele omgeving worden meegenomen. De Jong benadrukt het belang van het identificeren van koplopers, de middengroep en de achterblijvers. Wat zijn de belemmerende en bevorderende factoren die een rol spelen?

• Stap 4. Strategieën kiezen: Dit is de fase waarin de keuzes worden gemaakt over welke strategieën het beste werken om van punt A naar punt B te komen. Het is belangrijk om hierbij de bevorderende en belemmerende factoren in acht te nemen en de keuzes af te stemmen met de stakeholders.

• Stap 5. Plan maken en uitvoeren: In deze stap wordt het uitvoeringsplan opgesteld. Volgens De Jong zien mensen vaak in deze fase het belang van gedegen voorbereiding in, vooral wanneer ze gewend zijn direct actie te ondernemen zonder vooraf alles goed door te spreken.

• Stap 6. Vernieuwing borgen: De aandachtspunten om de verandering vast te houden en mogelijk op te schalen worden hier besproken.

• Stap 7. Monitoren en evalueren: De laatste stap richt zich op het uitvoeren van het monitorings- en evaluatieplan dat in stap twee is opgesteld. Hier is ruimte om waar nodig aanpassingen te doen op basis van de bevindingen.

Aan de slag!

Na de uitleg over het stappenplan krijgen de deelnemers de kans om zelf aan de slag te gaan. De Jong nodigt de deelnemers uit om in groepen een eigen implementatieproject uit te werken. “Bedenk met je groep een implementatieproject en pas het stappenplan toe,” moedigt ze hen aan. Deze interactieve oefening biedt de deelnemers de kans om de theorie direct in de praktijk toe te passen, om eens te ervaren hoe werken met zo’n implementatieproces nou precies werkt én aanvoelt. 

In gesprek blijven

Aan de tafels deelt iedereen tijdens de oefening zijn eigen ervaringen en beroepspraktijk, en er ontstaat een open en constructieve uitwisseling van werkwijzen en ideeën. Aan het einde van de workshop benadrukt Vanessa de Jong hoe belangrijk het is om in gesprek te blijven: “Het is fijn om te merken dat jullie hier allemaal al zo actief mee bezig zijn. Het belangrijkste is dat je met de verschillende stakeholders in gesprek gaat. Vraag hen wat voor hen de belemmerende factoren zijn, want als je zelf gaat raden, zit je er vaak naast.”

Met zo’n stappenplan kun je ook meteen zien hoeveel vragen er per doelgroep naar voren komen

Een ronde langs alle tafels

Bij een ronde langs alle groepjes merkt een deelnemer op: “Met zo’n stappenplan kun je ook meteen zien hoeveel vragen er per doelgroep naar voren komen.” Er komen diverse inzichten naar voren. Een deelnemer deelt dat hun groep het had over het verminderen van urineonderzoeken en daarmee samenhangend antibioticagebruik: “De grootste belemmerende factoren die wij konden identificeren waren het gebrek aan kennis en tijd.” Het werken met een stappenplan is praktisch en levert veel op, maar veel deelnemers voorzien wél dat het veel tijd gaat kosten. Weer iemand anders merkt op: “Wat ik leuk vond, is dat er over zoveel dingen nog niet nagedacht was. Je komt ineens met een flinke lijst van verbeterpunten. Dat is eigenlijk heel positief.”

Een andere groep, die het had over de implementatie van een studentencoach, zorgt voor een moment van luchtigheid. "We hebben helemaal niks opgeschreven!" roept een deelnemer lachend, terwijl de rest van de groep instemmend lacht. "Maar we hebben wel alles goed doordacht. Bij het implementeren van zoiets kom je uiteindelijk toch bij onverwachte uitdagingen."

Commitment

De workshop sluit af met een aantal belangrijke tips en inzichten die door de deelnemers worden gedeeld. Commitment van alle betrokkenen, borging van processen en het begrijpen van de context worden genoemd als cruciaal voor succesvolle implementatie. Daarnaast wordt benadrukt dat implementeren tijd en geduld kost, maar dat de inspanningen uiteindelijk lonen.